Régles des traitements sur fichiers

Idéabase du groupe Ideactif, reconnaît que la mise à disposition des fichiers marketing (qu’ils soient BtoB ou BtoC) que ses clients sont susceptibles de lui confier, ne vaut en aucun cas, cession desdits fichiers qui demeurent la pleine et entière propriété du client. En conséquence, Idéactif, s’engage à ne faire aucun usage des fichiers confiés.

1 - Exclusivité : Le traitement des informations et adresses se fait entièrement et exclusivement sous la responsabilité d’Idéactif et de ses filiales et s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires afin de garantir le secret et la confidentialité des informations contenues dans le(s) fichier(s) communiqués.

2 - Eventuelle intervention de sous traitants : Si le traitement à réaliser sur le fichier confié par le Client, nécessite l’intervention d’un sous traitant, Idéabase devra en informer le client et attendre son autorisation explicite pour confier tout ou partie du fichier au sous traitant en question.
En cas d’acception par le Client de l’intervention d’un sous traitant, Idéabase devra se porter garant du parfait respect par le sous traitant concerné, de l’ensemble des engagements ici détaillés.

3 - Confidentialité : Idéabase reconnaît que toutes les informations et adresses contenues dans les fichiers Marketing que sont susceptibles de lui remettre ses Clients, feront l’objet d’une entière confidentialité. A cet égard, Idéabase est soumis au secret professionnel.

Idéabase est soumis aux obligations de confidentialités suivantes :

• Idéabase s’engage, d’une manière stricte et définitive, à ne pas utiliser, par quelque moyen que se soit, pour son compte ou pour le compte de tiers, à des fins professionnelles, personnelles ou privées, autres que celles nécessaires à la tâche de mise à jour de fichier confiée (qu’elle soit de validation, d’enrichissement, normalisation ou autre), tout ou partie des informations et adresses contenues sur ledit fichier.
• Idéabase s’interdit le stockage, la reproduction, quelle qu’en soit la forme et la finalité, de tout ou partie des informations et adresses BtoC ou BtoB contenues dans le ou les fichiers devant faire l’objet des traitements requis.

Idéabase considère ces obligations de protection et confidentialité des données des fichiers à traiter ou mettre à jour, comme ayant une portée générale et absolue et non limitée dans le temps.

4 - Etendues de la responsabilité d’Idéactif : Idéabase s’engage à faire respecter cette obligation de discrétion par son personnel et à communiquer à la demande du Client, une attestation de confidentialité dûment remplie et signée par chaque intervenant.

Les fichiers des clients, confiés à Idéabase pour traitement de mises à jour de siret, normalisation d’adresses et autres validations téléphoniques, devront être expédiés à Idéabase , au choix :

• sous cdrom en A/R et comporter le nom et prénom du destinataire chargé chez Idéabase de le réceptionner. L’accusé de réception devra donc être signé par ce dernier.
• par le dépôt du fichier par FTP sur notre serveur. Un répertoire sera prévu à cet effet et bénéficiera d’un accès sécurisé par un identifiant et mot de passe.
• voire (si acception du client) par email simple.

Le délai de conservation en informatique du contenu des fichiers traités, est strictement limité au temps nécessaire pour effectuer les opérations de mise à jour, validation ou autres enrichissements requis. Une fois ces taches effectuées et après demande expresse formulée par le client, Idéabase s’engage à effacer dans son applicatif, toutes les données issues desdits fichiers dans le délai que lui aura stipulée le client.